Elektronske fakture su oni računi koji se izdaju i primaju elektronskim putem. Na ovaj način postupak izdavanja faktura i plaćanja je mnogo brži, osetno jeftiniji i mogućnosti za greške su minimalizovane. Ovaj način razmene faktura još uvek nije postao preovlađujuć kod nas, čak ni u razvijenijim zemljama, ali kompanije koje koriste elektronsko fakturisanje itekako znaju za sve prednosti tog modela.
Za izdavanje elektronskih faktura potreban je odgovarajući poslovni program, ondnosno informacioni sistem, a račun se prenosi direktno do primaoca fakture na neki od utvrđenih načina – bilo putem e-maila ili pravo u ERP sistem, gde se podaci automatski preuzimaju.
Pogodnosti koje elektronske fakture imaju za poslovanje su:
Kada je u pitanju novčana ušteda koja se ostvaruje prelaskom na elektronsko fakturisanje, govorimo pre svega o poštanskim uslugama. Kod većih kompanija, koje izdaju veliki broj faktura, kao u oblasti veleprodaje, zaista je reč o prilično velikim sumama. Prilikom slanja fakture kompanija plaća poštarinu, ali ne treba zaboraviti ni kovertiranje i štampanje. Vrlo lako se može doći i do konkretnijih podataka.
Potrebno je da uradite analizu broja faktura koje vaše preduzeće pošalje na mesečnom nivou i pomnožite to sa troškovima kovertiranja i poštarine. I u vezi sa štampanjem računa može da se izvede iznos mesečnih troškova, na osnovu utrošenog papira i tonera. Procena je da elektronske fakture donose do 60 odsto uštede po ovom pitanju.
Ušteda vremena, odnosno povećanje efikasnosti rada, možda je još značajniji faktor. Tu i primalac fakture ima svoj interes, s obzirom na to da podatke sa primljenog računa treba uneti, a račun arhivirati. Dalje, vreme se troši i na plaćanje računa, naročito ukoliko se ne koristi elektronsko bankarstvo, nego se odlazi u banku. Iz ugla primaoca, elektronska faktura omogućava značajnu uštedu na vremenu: podaci se unose brzo, proces plaćanja je olakšan, a pregled svih faktura jednostavan i lak. Svakako da i pošiljac fakture ostvaruje značajnu uštedu vremena, s obzirom na to da nema gubljenja vremena na pripremu za slanje i samo slanje računa.
Na kraju, ali ne najmanje važno, poslovni softver momentalno obrađuje podatke sa fakture, tako da ne postoji mogućnost za greške prilikom unosa. I ovo na neki način može da se nazove uštedom vremena, jer nema zastoja u procesu plaćanja.
Da bi se uspostavilo elektronsko izdavanje faktura potreban je odgovarajući poslovni softver. To je prva prepreka u uvođenju e-faktura kod malih preduzeća. Naime, troškovi implementacije i održavanja odgovarajućih poslovnih programa (ERP) za njih mogu da budu toliki da prevaziđu pomenute uštede. Računica zavisi i od toga koliki broj faktura se izdaje i prima i od toga da li se već koristi neki poslovni program i koji je program u pitanju. Potrebno je sagledati i jednu i drugu stranu pre donošenja konačne odluke, ali imati na umu da elektronske fakture sem uštede novca donose i uštedu vremena, što je izuzetno bitno.
Inače, naš ERP sistem Syntegra daje mogućnost za eletronsko fakturisanje, a više o tome možete pročitati ovde.