Pre nego što uopšte donesete odluku da u vaš posao uvedete elektronske fakture, morate odgovoriti na pitanje – da li vaš poslovni softver podržava takve fakture? Odgovor na ovo pitanje ne može biti jednostavan, iz prostog razloga sto na to utiče veliki broj faktora. Ovde ćemo navesti neke od njih. Prvo, kompanija treba da odluči koji model elektronskih faktura želi da primenjuje. Zatim, da li, i koji poslovni softver firma koristi. Ovo je jedno od najvažnijih pitanja, jer je pravi izbor softvera u velikom broju slučajeva ključan za uspeh samog posla. Onda je tu pitanje koliko sama kompanija želi da ulaže u takve fakture i ko su joj poslovni partneri, odnosno da li sa njima uopšte može razmenjivati elektronske fakture. Ovo su samo neke od stvari koje treba rešiti pre nego se odlučite na ovaj, za vaš biznis, veoma važan korak.
Pre izračunavanja tačnih ušteda koje ostvarujemo uvođenjem elektronskih faktura, treba da vidimo koji troškovi postoje pre njihovog uvođenja, kako na strani izdavaoca, tako i na strani primaoca faktura.
Što se tiče izdavaoca faktura, njegovi troškovi su sledeći: štampanje, zatim kovertiranje i slanje, posrednici za plaćanje, razne provizije i na kraju arhiviranje. Pri korišćenju elektronskih faktura, oslobođeni smo štampanja, kovertiranja i slanja, tako da se ostvaruju značajne uštede, koje idu i do 60% po jednoj fakturi.
Na strani primaoca troškovi su: prijem fakture, unos, provera i usaglašavanje, ako je potrebno razrešenje neusaglašenosti, plaćanje i arhiviranje. Svi ovi procesi značajno utiču na troškove koji se ostvaruju. Kod elektronskih faktura imamo automatizaciju jednog dela procesa, kao što su prijem i unos, dok pad ostalih troškova, kao i kod izdavaoca, veoma značajan.
Prema brojnim analizama, prelaskom na elektronsko fakturisanje može se uštedeti oko 60% od sredstava koja se trenutno troše na ove operacije.
Uštede su posebno vidljive kod preduzeća koja rade sa velikim brojem faktura. Daćemo vam primer kako preduzeće može uštedeti značajna sredstva samo na poštanskim troškovima. Na količinu od 2.000 faktura, ako se šalju preporučeno, imamo trošak od 150.000 dinara (75 dinara po fakturi). Ako se ne šalju preporučeno troškovi su oko 70.000 dinara. Uz elektronske fakture, ukupni troškovi na ovu količinu ne prelaze 40.000 dinara, što predstavlja uštedu u rasponu od 50% pa do preko 300%. Priznaćete, značajna sredstva su u pitanju, sa kojima bi sigurno, na duži rok, mogli da planirate i dalji razvoj vašeg biznisa.
Ako govorimo uopšteno, svaka poslovna organizacija i izdaje i prima fakture. Tako da se ušteda može ostvariti na obe strane. Naravno, svaka kompanija i preduzeće mora za sebe uraditi kalkulaciju troškova, i analizom doći do odgovora na pitanje da i joj se proces implementacije elektronskih faktura isplati i na koji vremenski period.
Opšti trend kod svih uspešnih kompanija je smanjenje troškova kao i optimizacija poslovnih procesa, tako da bi i vi trebali da razmislite ozbiljno o tome. Naša knjigovodstvena agencija će vam u tome pomoći. Konsultujte SVM u vezi svih nedoumica oko poslovnih softvera i uvođenja elektronskih faktura, i zajedno ćemo unaprediti vaše poslovanje.