Postoji nekoliko modela i načina primene elektronskih faktura, a mi ćemo na ovom mestu da vam pomenemo najčešće korišćene modele. Suštinski, razlikuju se dva osnovna modela elektronskih faktura:
Kod direktnog modela razlikuje se direktan model sa dobavljačem, kod kog dobavljač šalje putem raznih kanala, kao što su web, e-mail, sms, elektronske fakture svojim kupcima ili obezbeđuje portal preko kog kupci mogu pregledati i preuzeti fakture u formatima koje je dobavljač obezbedio. Ti formati mogu biti PDF, EDI, XML i drugi. Ovaj slučaj je karakterističan kod velikih izdavalaca faktura, kakvi su na primer internet i hosting provajderi, telekomunikacioni operateri ili javna preduzeća. Takođe, na drugoj strani imamo situaciju i kada veliki primalac faktura obezbeđuje sistem za elektronski prijem faktura u definisanom formatu. Uz pomoć tog sistema se direktno vrši unos pristiglih faktura, što u velikoj meri štedi vreme i, sto je najvažnije, izbegavaju se greške u unosu.
Karakteristično za indirektni model je to da, i primalac i izdavalac koriste jedinstveni specijalizovani servis za razmenu elektronskih faktura. Takav model je poznat i pod imenom mrežni model. On obezbeđuje sigurnu razmenu, slanje i isporuku, arhiviranje, autentičnost i integritet. Autentičnost se postiže putem kvalifikovanog elektronskog potpisa. U ovom slučaju, obe strane imaju zadatak da, nezavisno od njihove veličine, obezbede integraciju svojih postojećih poslovnih sistema sa formatom koji zahteva specijalizovani servis.
Kada je reč o formatima elektronskih faktura, tu su najrasprostranjeniji PDF, EDI i XML koji je elektronski potpisan. Mogu se primenjivati i ostali formati, ali se ne uklapaju svi u definiciju elektronske fakture. U praksi se sreću razni formati, a na kraju krajeva mogu se praviti i u bilo kom tekst-editoru, samo je bitno da ispunjavaju kriterijume elektronske fakture.
Prvo i osnovno pitanje glasi, da li vaš softver koji koristite podržava elektronske fakture? Odgovor na ovo pitanje se ne može svesti na jednu reč, jer to pre svega zavisi od toga koji model elektronskih faktura kompanija želi da primenjuje. Zatim mora se uzeti u obzir da li se već koristi neki poslovni softver za izradu faktura. Najčešće su to računovodstveni program ili ERP. Sledeće na šta treba da se obrati pažnja je to koliko je sama kompanija spremna da investira u elektronske fakture, kao i to da li ona sa svojim poslovnim partnerima može da razmenjuje takve fakture. Ovo su samo neka od pitanja na koje sve kompanije moraju dati odgovor, pre nego što se odluče na to da u svoje poslovanje uvedu elektronske fakture.
U svakom slučaju, brojne su prednosti uvođenja elektronskih faktura u poslovanje preduzeća. Kako za izdavaoce, tako i za primaoce takvih faktura. Počevši od uštede vremena prilikom obrade faktura, smanjenje broja grešaka u radu i pri unosu podataka, efikasniji interni procesi, automatizacija administrativnih aktivnosti i mnogi drugi.
Ukoliko se i vi odlučite da unapredite vaše poslovanje i uvedete elektronske fakture, naša knjigovodstvena agencija je tu za vas. SVM će vam biti pouzdan partner, koji će vam pomoći da tu važnu odluku na najbolji način sprovedete u delo.