Poslovni softveri su za menadžment nekih preduzeća kod nas još uvek neprihvatljiva stvar, odnosno stvar čiji značaj nije shvaćen. Na drupopogoj strani su oni koji su poslovne programe obezbedili, ali i na tome stali, prestavši da ulažu u njihov razvoj i unapređenje informacionog sistema.
Sistem predstavlja skup međusobno povezanih elemenata koji čine celinu i ova se reč upotrebljava još od antičkog doba. Informacioni sistem, kao i svaki drugi, zahteva konstatno kontrolisanje svih elemenata u cilju obezbeđenja nesmetanog funkcionisanja.
Kada preduzeće uspostavi informacioni sistem i iskusi kako uz pomoć njega posao može da bude obavljen na brži i precizniji način, gotovo neminovno kreće i proces koji vodi ka gledanju na sistem zdravo za gotovo. A onda kada neka od komponenti sistema zakaže, nastaje problem, zastoj u poslovanju i postavlja se čuveno pitanje zašto smo ovo dozvolili, uz obećanje da se neće ponoviti.
Informacioni sistem jednog preduzeća sačinjen je od nekoliko elemenata, među kojima su hardver, odnosno računari sa pratećom opremom, poslovni softveri, mreža (u koju računamo međusobnu umreženost, ali i povezanost sa globalnom mrežom – internetom). Baze podataka koje su kreirane od strane zaposlenih, a uz pomoć poslovnih programa, takođe su deo informacionih sistema.
Kod svakog od pomenutih elemenata može da dođe do zastoja, koji će izazvati posledice od kojih je najopipljivija svakako trošak za saniranje problema. Tada zapravo na naplatu dolaze svi propusti u upravljanju informacionim sistemom.
Poslovni softveri, na primer, na neverovatan način utiču na dinamiku posla i na to da transfer podataka bude obavljen brzo i pouzdano. Ali poslovni softveri, kao i bazični programi poput operativnog sistema na računaru ipak zahtevaju određena ulaganja da bi radili na odgovarajuć način. Poslovni softveri se ažuriraju u određenim vremenskim intervalima, nudeći dodatne opcije i podižići nivo zaštite. Isto važi i za antivirus programe i operativne sisteme. Neažurne aplikacije mogu i da ugroze bezbdnost vaše baze podataka u najgorem slučaju, a i ako se to ne dogodi informacioni sistem će raditi sporije.
Isti problem može da se dogodi i sa hardverom. Poput svakog elektronskog uređaja, računari, monitori, skeneri, modemi, štampači itd. imaju ograničen vek trajanja. Ipak, retko se događa da računar iznenada otkaže i sa sobom u nepovrat odnese vaše podatke. Obično daje određene signale da problem postoji i obično ti signali budu zanemareni.
Vrlo slično je i sa mrežom. Bilo koji od ovih problema uzroovaće prestanak rada jednog ili više zaposlenih na kraće ili duže vreme. Dakle, nije samo reč o trošku za plaćanje servisera ili programera koji će problem da reši, već u troškove možete uračunati i prestanak rada, izgubljeno vreme koje je moglo biti iskorišćeno na mnogo efikasniji način.
Na kraju, trebalo bi imati na umu i to da i delimičan kvar, delimično usporen računar, nepravilno instaliran ili ažuriran softver zapravo usporavaju proces rada, smanjuju produktivnost i indirektno povećavaju troškove tako što dovode do toga da je za obavljenje određenog procesa potrebno više vremena nego što je optimalno.
Informacioni sistemi su segment koji zahteva brigu, ažiriranje i vođenje računa. To održavanje iziskuje angažovanje stručnjaka, što jeste, ali daleko manji od troška saniranja štete.
Internet sa malim protokom, računari slabe konfiguracije, nedostatak memorije, zastareli štampači, jeftini ili besplatni softveri – toeretski, svaki rukovodilac nekog preduzeća bi izbegao ovo, kao što bi svako od nas izbegao da to izabere za sebe lično. Međutim, zavaravajući se racionalizacijom troškova, upravo se ovakvi elementi za informacioni sistem neretko kupuju. Sav novac ušteđen prilikom nabavke biva vraćen vrlo brzo, a problemi se ponavljaju iznova.