Pre ili kasnije se u poslovanju ukaže potreba za promenom postojećeg poslovnog softvera, a razlozi mogu biti različiti. Promena nikada nije laka i odlaganje odluke je uobičajeno, ali nije od koristi. U nekom momentu više neće biti prostora za odlaganje, jer loš i neodgovarajući poslovni softver direktno ili indirektno koči vaše poslovanje. Ponekad novi poslovni program može biti neophodan uslov za opstanak vašeg biznisa.
Postoji mnogo razloga koji preduzetnike mogu da nateraju na razmišljanje o promeni poslovnog programa. Nekad je potreba za promenom uslovljena ranijom greškom pri izboru trenutnog poslovnog programa. Loša odluka u tom smislu automatski znači da ćete za grešku pre ili kasnije biti kažnjeni time što ćete ponovo morati da izdvojite sredstva za implementaciju novog rešenja. Nije retkost da se preduzetnici odluče za određeni poslovni program samo gledajući najnižu cenu, ali po staroj narodnoj „Ko ne plati na mostu, plati na ćupriji“, izdaci za poslovni softver se dupliraju, jer ste onda kupili jeftin i loš, pa dobar, umesto da ste se odmah odlučili za kvalitetnije (iako nešto skuplje) rešenje.
Loša podrška od strane prodavca poslovnog softvera je takođe čest razlog za nezadovoljstvo korisnika. Dešava se da se kompanija koja je pravila softver ugasi, što korisnike dovodi u nezavidan položaj.
Zaokret vaše kompanije u poslovanju isto može da dovede do potrebe za novim poslovnim programom, jer su funkcionalnosti birane za potrebe posla koji je bio drugačiji u trenutku kada ste kupovali poslovni program. Promena delatnosti ili veliko povećanje obima posla gotovo sigurno rezultira i nužnom potrebom za drugačijim programom.
Poslovni softver mora stalno da se unapređuje kako bi odgovorio svim potrebama korisnika. Ukoliko to nije slučaj, dolazi do zastarevanja i takav program biva prevaziđen i neupotrebljiv u novim okolnostima.
Ukoliko se javi bilo koji od ovih signala, vreme je da ozbiljno razmislite o promeni poslovnog programa. Neodgovarajući program koči vaš rad i to je na duže staze uvek skuplje od ulaganja u novo softversko rešenje.
Ako ste se odlučili za novi poslovni program, verovatno će biti potrebno određeno vreme da se obavi celokupan proces prelaska. Naravno, biće vam potrebno vreme i da se naviknete i savladate obuku od strane novog provajdera. Ipak, pre toga je najvažniji posao prenosa podataka iz starog u novi poslovni program. Raspitajte se kod prodavca vašeg starog programa o načinu „povlačenja“ podataka iz njihovog softvera.
Kod prodavca novog softvera saznajte detaljno šta su sve njihove obaveze u procesu implementacije i insistirajte da budu ispunjene. Ono što je za vas važno je i to da li će biti zastoja i, ako da, koliko će trajati. Tako ćete sprečiti neprijatna iznenađenja i situacije da nešto ne funkcioniše, a „hitno vam treba“.
Kada je reč o ceni, proverite da li je u nju uključena obuka, instalacija i prenos podataka.
