Bookkeeping agency - duties and obligations

17.03.2016

What are the Obligations of the Bookkeeping Agency

 

Depending on the contract the client signs with the bookkeeping agency, it takes on certain obligations and services to provide.

 

Here is a list of some usual services performed for the client by the bookkeeping agency:

 

  • Entering documentation referring to the operations of the client in accordance with the Law on Accounting, Law on Income Tax of Citizens for Entrepreneurs, Law on Value Added Tax, Law on Mandatory Social Security and other relevant laws related to accounting
  • Entering financial data on the sales of goods
  • Entering received invoices for services received from the Republic and abroad
  • Recording related costs for foreign received invoices 
  • In accordance with the Law on VAT, calculation and entering VAT, forming VAT returns and records.
  • Entering and booking, with control, of bank statements in local currency, as well as foreign currency statements
  • Preparing cash management ledger and managing cash
  • Calculation of wages and earnings of employees hired by contracts (such as service contract, copyright contract, lease from a natural person, dividend calculation etc.)
  • Preparing final statement of accounts at the end of the year
  • Delivering required documentation to inspections during control of client's operations
  • Providing support to the client through consultations and notifications on laws and regulations amendments from the area of accounting and finance, related to operations

 

Optionally, the following can be agreed:

 

  • Inventory and material accounting: creating calculations of the price of goods, entering daily cash per items of goods, entering received invoices for goods from suppliers and issued invoices towards buyers
  • Registration and termination of employees
  • Health cards provisioning
  • Closing (connecting) open items
  • Preparation of payment orders
  • Realization of payment orders (going to the bank or through e-banking)
  • Exchange tasks related to accounting documentation
     

What is Not Bookkeeping Agency Documentation

 

There are certain documents that are not the basis for entering because they do not include business changes. These are pro forma invoices, contracts on business cooperation, etc. Such documents should not be delivered to the bookkeeping agency. 

 

Other Tasks and Duties of the Bookkeeping Agency

 

In addition to documents mentioned above that the bookkeeping agency processes, it keeps records on fixed assets and calculates their usage at the end of the year - depreciation. You should receive information regularly from the agency on open items - these are unpaid invoices of debtors of the client (buyers) and debts of the client (suppliers). The task of the bookkeeping agency is also recording business changes in annual inventory. 

 

What Else Can a Bookkeeping Agency Do

 

The goal of this article is for clients to become aware of the time and effort invested by the bookkeeping agencies to secure a range of services.

 

In reality, due to inability of small companies and entrepreneurs to hire different experts for different areas, the job of the bookkeeping agency goes far beyond accounting. Today bookkeeping agencies provide HR services - application and termination of employees, calculation of wages and fees, preparation and submission of different forms from the area of employment. Often will the bookkeeping agency assist on inventory and alignment of status in books with real status. Many clients receive financial and tax consultations from bookkeeping agencies. 

 

Bookkeeping agency calculates different taxes in accordance with current laws, prepares and submits tax returns, calculates interest and different taxes and fees. Many agencies are involved in founding, that is, registration of new companies. 

 

Specific tasks are subject to the offer of different agencies and agreement between them and the clients. 

Comments (19)

Nebojsa Grgurevic on 07.06.2015 20:12

Koje su obaveze Knjigovodstvene Agencije prema klijentu .
Dali je Agencija obavezna da me edukuje i uputi na norme koje vladaju oko oporezovanog odnosno neoporezovanog prihoda ... koje su moje odgovornosti a koje agenciske oko neupucivanja na Zakonske Normative ...

Replay

SVM Support on 08.06.2015 09:34

Poštovani Nebojša,
Obaveze knjigovodstvene agencije su definisane ugovorom prema klijentu. Jedan od članova bi mogao biti i konsultacija. Pod ovim podrazumevamo edukaciju klijenta, ali u slučaju potrebe tj. ako nastane situacija u kojoj je potrebno razlikovati oporezovani od neoporezovanog prihoda". Po našem mišljenju, edukacija nije obavezan deo ugovora o vršenju knjigovodstvenih usluga, jer bi to onda značilo da je obaveza klijenta da nauči knjigovodstvu svakog svog klijenta, za čime verovatno ne postoji realna potreba od strane klijenta. Ako takva potreba postoji, može se napraviti poseban ugovor o edukaciji, što neke knjigovodstvene agencije i rade.

ANA BARALIC on 24.02.2018 19:15

klijent nije placao doprinose za stecajnog upravnika. sada ne moze da zatvori firmu dok ne plati te doprinose. on se ljuti na knjigovodju i trazi da knjigovodja plati njegove doprinose jer mu nije rekao da to plati. kao on nije dao.

Krtolica Milan on 19.07.2016 11:15

Da li je zakonom regulisana obaveza agencije da klijentu vrati kompletnu dokumentaciju, ako klijent zeli da promeni agenciju?

Replay

SVM Support on 19.07.2016 12:21

@Krtolica Milan:
Koliko je nama poznato, ne postoji nijedan propis koji obavezuje agenciju da vrati kompletnu dokumentaciju. Ovo je pitanje ugovora o knjigovodstvu i verovatno Zakona o obligacionim odnosima. Za detalje, konsultujte vašeg pravnika.

Stevan Vucak on 25.11.2016 22:28

Molim Vas da mi odgovorite da li knjigovodstvrna agencija ima obavezu da klijenta kome vodi poslovne knjige treba da obavesti istoga u slucaju statusne promene u preduzecu.Naime ja sam osnivac i direktor preduzeca,zaposlio sam se u drugoj firmi gde sam prijavljen kao radnik a u mojoj firmi sam i dalje bio direktor.Da li je trebala agencija da me obavesti da u APR-u podnesem zahtev za promenu direktora ili da likvidiram preduzece posto sam ja bio jedini zaposleni.

Replay

SVM Support on 01.12.2016 17:32

@Stevan Vucak,
Obrnuto: vi ste trebali da obavestite agenciju da ste se prijavili kao radnik u drugoj firmi. U tom slučaju agencija bi mogla da vas uputi u dalje korake. Konkretno, nema smetnji da ostanete direktor u vašem preduzeću ako ste radnik u drugom. Postoji samo razlika gde ćete biti prijavljeni na zdravstveno osiguranje, pošto ne treba da plaćate zdravstveno osiguranje kao i osiguranje od nezaposlenosti po 2 osnova.

Nevena on 13.03.2018 12:41

Kakva je procedura promene knjigovodstvene agencije u slučaju da nismo zadovoljni radnom trenutne agencije?

Replay

SVM Support on 01.04.2018 23:56

@Nevena,
Ova procedura zavisi od uslova u ugovoru o knjigovodstvenim uslugama ili, ako nemate pismeni ugovor, od Zakona o obligacionim odnosima i vašeg usmenog dogovora.
Obično postoji otkazni rok, i klauzula da su obe ugovorne strane (i knjigovodstvena agencija i klijent) dužni da izvrše svoje ugovorne obaveze koje su nastale do datuma važenja ugovora u nekom roku. Ovo se svodi na to da knjigovodstvena agencija završi obračune i obrasce a klijent da plati fakture ka knjigovodstvenoj agenciji.

Vera Vuksa on 14.01.2019 17:28

Postovani, preduzetnik sam u sistemu sam pdv-a. Imam prodavnicu zdrave hrane. Da li sam u zakonskoj obavezi da vodim i robno tj.materijalno knjigovodstvo ? Srdacan pozdrav, Vera

Replay

SVM Support on 14.01.2019 23:49

@Vera Vuksa,
Ako je prodavnica objekat za trgovinu na malo, zakonskim propisima nije propisano da vodite puno robno knjigovodstvo, ali jeste propisano da morate da imate isprave koje prate robu (član 35 zakona o trgovini), kao i evidencije koje prate robu (član 37 zakona o trgovini).

Suzana Stamatovic on 12.04.2019 17:02

Postovani molim za informaciju. da li donet zakon da sve maloprodaje moraju da predju na robno knjigovodtsvo. napominjem da radnja vodi KEPU knjige i ima fiskalnu kasui

Hvala

Replay

SVM SUPPORT on 15.04.2019 23:49

@Suzana Stamatovic,

Nije donet zakon, ali je objavljeno mišljenje Ministarstva koje tvrdi takvo što, i to mišljenje je po nama čudno. U narednim danima zauzećemo stav, kad sačekamo mišljenje još nekih delova stručne javnosti.

Nenad Milinkovic atletsko Sportsko Udruzenje Elit on 15.04.2019 20:31

Pitanje Sportsko Atletsko Drustvo smo uplatili smo zavrsni racun itd hocemo knjigovostvenu agenciju da promenimo ali imamo problem jer odbija da raskinemo ugovor terala nas je da joj posaljemo pismeno postom o raskidu ugovora sa njom pa nije htela da ga podigne i imamo utisak da se nekorektno prema nama ponesa tj bezobrazno kome da je prijavimo za ovakve postupke jer nismo jedino koji se susrecemo sa njom mnogi su imali na isti nacin problem .Hvala na odgovoru .

Replay

SVM SUPPORT on 16.04.2019 00:03

@Nenad Milinkovic,
Ovo je pravno pitanje: odnosa između dve ugovorne strane.
Vi svakako možete da podnesete tužbu onom sudu koji je stvarno nadležan za ovaj spor, obično je to Privredni sud u mestu nadležnosti.
Ako niste ugovorili nadležnost suda u ugovoru, onda će važiti verovatno Zakon o obligacionim odnosima.
U svakom slučaju, vaša meta je advokat ili pravnik.

Zorica Agencija za knjig. usluge Novi Sad on 03.05.2019 13:30

Postovani
Hvala vam na lepom odgovoru,ali Vas molimo i Vas i sve ustanove koje se bave racuni. knj. poslovima kao i SRRS i Priv.Savetnik ,podrzace vas sve agencije da sprecite i ucinite sve sto mozete da se u Maloprodaji nevodi robno,jer su nam kao racunovodjama nametnuli toliko posla da vise nemozemo izdrzati ni fizicki ni psihicki toliko posla jer su i poslove PU preneli na nas,a klijentima da vodimo robno morali bi povecati cenu usluga a njima je i ovo sto im radimo mnogo da plate,a neki i neplate.Molimo Vas uzmite nas u zastitu jer mi nikoga nezanimamo samo da nas kaznjava drzava .Ovo je vec postao uzas.S postovanjem

Replay

SVM SUPPORT on 04.05.2019 05:47

@Zorica,
I nama je čudno mišljenje Ministarstva, i zato još preispitujemo drugi deo stručne javnosti.
Međutim, robno knjigovodstvo ne mora biti obaveza računovođa, veliki deo mogu da urade i firme samostalno (npr. unos kalkulacija i kreiranje pazara korišćenjem nekog softvera), naročito ako žele imati ažurno stanje.
Slažemo se da ova obaveza nije baš ekonomski opravdana, ali ćemo videti šta kaže praksa.

Ljiljana Jevtić on 30.07.2019 11:23

Poštovani , kada se raskine ugovor izmedju knjigovodstvene agencije i privrednog društva , koji je rok koji je agencija duzna da cuva dokumentaciju (knjiga izdatih računa, kartica PDV, analitika i sintetika kupaca ...)?
Da li agencija ima pravo da nakon zaključivanja raskida ugovora iz svoje evidencije izbriše sve u vezi tog privrednog društava, ili je dužna da to čuva određeni rok?

Replay

SVM SUPPORT on 30.07.2019 13:28

@Ljiljana Jevtić,
Čuvanje dokumentacije i rokovi za čuvanje su propisani Zakonom o računovodstvu, Zakonom o fiskalnim kasama i možda još nekim zakonima.
Računovodstvene isprave, poslovne knjige i finansijski izveštaji čuvaju se u poslovnim prostorijama pravnog lica, odnosno preduzetnika, odnosno kod pravnih lica ili preduzetnika kojima je povereno vođenje poslovnih knjiga.
Rokovi variraju, ali najduži je verovali ili ne - TRAJNO !
-Trajno se čuvaju isplatne liste ili analitičke evidencije zarada. Dalje slede:
-20 godina, za finansijske izveštaje i izveštaje o reviziji.
-Dnevnik i glavna knjiga čuvaju se 10 godina.
-Pomoćne knjige čuvaju se pet godina, od dana njihovog zaključivanja.

Da ne bi knjigovodstvena agencija preuzela na sebe ovu obavezu postoji par rešenja u praksi:
1. Napraviti primopredaju dokumentacije uz zapisnik koji potpišu obe strane: knjigovodstvena agencija i bivši klijent
2. Ukoliko klijent ne želi ili ne može da dođe po dokumentaciju, pošaljite je poštom, preporučenom pošiljkom, sa povratnicom, kao dokaz da je dokumentacija primljena.

Leave comment

For spam enter code: